Opmaken van het jaarverslag

We onderscheiden vier periodes bij het opmaken van het jaarverslag:

Periode 1. 1817-1828: Annales Academiae Gandavensis

In de Hollandse periode wordt het opmaken van een jaarverslag, de Annales opgelegd door de wetgever. Artikel 163 en 185 van het organiek reglement voor het hoger onderwijs (wet 25/09/1816) belast de secretaris van de academische senaat met de redactie. Ook de inhoud wordt vastgelegd en dient volgende elementen te bevatten:

• de toespraak van de uittredende rector
• werken van studenten bekroond met een universitaire medaille
• de lijst met de dissertaties verdedigd tijdens het voorbije academiejaar
• de lijst van de professoren en van het lesprogramma van het afgelopen academiejaar
• een neerslag van de voornaamste gebeurtenissen van het afgelopen academiejaar
• necrologie en publicatielijst van overleden professoren 

In de praktijk werd het jaarverslag opgemaakt in het Latijn en bevat het:

• De namen van rector, secretaris van de Academieraad, het professorenkorps en soms de leden van het College van Curatoren in functie tijdens het afgelopen academiejaar (Nomina Professorum).
• De oplijsting van professoren per semester en per faculteit met gedoceerde vakken en de dag- en uurregeling van de lessen. Deze lijsten zijn de voorlopers van wat later zal uitgroeien tot het programmaboek/studiegids (Series Lectionum).
• De beknopte samenvatting van de verkiezing van de rector, de secretaris en de assessoren (Acta in Senatu et Academia).
• De onderwerpen voor de universitaire wedstrijden en de laureaten die een gouden medaille ontvingen (Programma Certaminis Literarii).
• Een chronologisch overzicht van de titels van de dissertaties, door de studenten publiek verdedigd, als laatste onderdeel van het eindexamen. Sommige van deze werken zijn in extenso gepubliceerd. Vermoedelijk gaat het om lezingen van laureaten van de universitaire wedstrijd (Series Dissertationum Inauguralum).

Periode 2. 1829-1852: een periode zonder jaarverslag

Na de Belgische omwenteling wordt gezocht naar een nieuwe manier om de Gentse Universiteit te organiseren.

Hoewel er jaarlijks een rectoraatswissel plaatsvindt, vinden we geen sporen terug van de uittredende rector die het bilan van zijn rectoraat opmaakte. In 1843 keurde de Academieraad een voorstel goed om de opening van het academiejaar te laten voorafgaan door een academische plechtigheid waarop externe sprekers worden uitgenodigd, afgestudeerden worden geproclameerd en afrondend een feestelijk banket werd georganiseerd.

De minister van Binnenlandse zaken kantte zich tegen dit voorstel. Hij geeft wel de toelating om de opening van de lessen te laten gepaard gaan met een zitting waarop de uittredende rector verslag uitbrengt van het afgelopen academiejaar. Toch wil Gent de opening van het academiejaar met enige luister vieren. In 1845 besluit de Academieraad om 3 questoren aan te stellen, ’pour régler le cérémonial de la séance solennele de remise du rectorat et autre solennités où le conseil académique assiste en corps’. Op 6 november 1845 maakt rector Margerin het bilan op van tien jaar wet op het Hoger Onderwijs.

Periode 3. 1853-1992: een jaarverslag met vele gezichten

Het is wachten tot in 1853 op het eerste gedrukte jaarverslag sinds de Belgische onafhankelijkheid. Het verslag bevat de rectorale rede gehouden tijdens de plechtige opening van het academiejaar.

De redevoeringen van de aftredende en nieuwe rector uitgesproken tijdens de opening van het academiejaar vormen voortaan de basis van het jaarverslag. Eind jaren 1960 worden ook de redevoeringen van de vertegenwoordiger van de studenten, het wetenschappelijk en administratief personeel, de minister van Onderwijs (sedert 1971) en de Gentse burgemeester (sedert 1996) gepubliceerd.

Daarnaast wordt het jaarverslag verrijkt met informatie over het professorenkorps en de studentenpopulatie.

Zowel benoemingen, bevorderingen, ontlastingen, wetenschappelijke onderscheidingen als toegekende eretekens van professoren worden opgesomd. Overleden professoren krijgen een korte necrologie, maar ook overleden personeelsleden en studenten worden herdacht. Van professoren die met emeritaat gaan wordt de academische loopbaan geschetst. Vanaf 1975 worden de gepensioneerde en gedecoreerde personeelsleden vermeld en doen statistieken rond de personeelsevolutie hun intrede.

Over de Gentse studentenbevolking kan informatie gevonden worden over de aangroei, de verdeling per faculteit en bv. de geografische herkomst en hun studieresultaten.

De opzet van het jaarverslag verruimt doorheen de jaren:

Het jaarverslag staat stil bij wetten en reglementeringen met impact op het universitair onderwijs, bevat aanbevelingen voor hervormingen of klaagt wantoestanden aan. Ook de oprichting en inrichting van universitaire gebouwen, de bibliotheek en de verzamelingen zijn in het jaarverslag terug te vinden.

In het Interbellum wordt een rubriek Lezingen en lessen opgenomen waarin aandacht wordt geschonken aan zowel gastlezingen door buitenlandse professoren in Gent als lezingen van Gentse professoren van (populariserende) wetenschappelijke initiatieven in binnen- en buitenland. Er was in deze periode ook grote belangstelling voor sportbeoefening.

In de periode 1939-1944 werd het jaarverslag beperkt tot een overzicht van de examenuitslagen.

De jaarverslagen 1953-1954 tot en met 2000-2001 openen met een In memoriam bestaande uit 1. de lijst van de gestorven studenten en oud-studenten 1914-1918 en 2. De lijst van de voor het Vaderland gestorven professoren, studenten en bedienden gedurende de oorlog 1940-1945.

Tot 1961 was het gebruikelijk om eredoctoraten bij de opening van het academiejaar uit te reiken. Vanaf 1962 gebeurt dit op een afzonderlijke Dies Natalisviering. Het jaarlijks verslag refereert naar de Dies Natalisplechtigheid. Zowel de laudatio’s en het dankwoord worden gepubliceerd.

Bijzondere aandachtspunten in het jaarverslag zijn:

De examenuitslagen

In het jaarverslag 1858-1859 worden voor het eerst de examenuitslagen van Gentse studenten gepubliceerd. De verstrekte informatie wordt met de jaren uitgebreid. Vanaf het Jaarverslag 1864-1865 wordt de faculteit opgenomen. In 1869-1870 worden examenuitslagen per zittijd voor wettelijke en wetenschappelijke graden gepubliceerd.

Tot 1928-1929 worden enkel geslaagde studenten vermeld (vanaf de graad van onderscheiding). Vanaf 1929-1930 worden alle geslaagden vermeld, ingedeeld per studierichting en met vermelding van de behaalde graad.

Vanaf 1955-1956 worden de titels van de proefschriften (doctoraten en licentieverhandelingen) van alle Gentse geslaagden opgenomen. Vanaf 1980-1981 vormen de examenuitslagen en de proefschriften samen één afzonderlijke publicatie die tot 2004 zou bestaan.

Publicaties van professoren

In het jaarverslag wordt regelmatig verwezen naar de publicaties van de professoren. Vanaf 1887-1888 publiceert het Rapport jaarlijks een 'Relevé des publications faites par les membres du personnel universitaire pendant l'année académique…'. Omdat wetenschappers nu eenmaal uitvoerig publiceren wordt vanaf 1981-1982 de publicatielijst in een afzonderlijke publicatie opgenomen, namelijk Rijksuniversiteit te Gent. Publikaties. In 2010 worden de UGent-publicaties gebundeld in de Academische Bibliografie.

Algemene inlichtingen - Administratieve Gids

Het jaarverslag van 1928/1929 tot 1953/1954 bestaat uit vier tot zes delen, waarvan telkens 1 deel de ‘Algemene inlichtingen’ bevat. Deze Algemene inlichtingen vormen de basis voor de Administratieve Gids die vanaf 1967 wordt uitgegeven.

Periode 4. 1992-heden: Jaaroverzicht en Jaarverslag voor de Vlaamse overheid

Het bestaande jaarverslag wordt in 1992-1993 omgedoopt tot Jaaroverzicht.

Want, in 1992 start de Universiteit Gent met een tweede jaarverslag, nl. het Academisch jaarverslag. In artikel 162 van het Decreet van 12 juni 1992 wordt het universiteitsbestuur verplicht jaarlijks een activiteitenverslag voor te leggen aan de Vlaamse Executieve. Dit academisch verslag bevat een onderwijs-, een onderzoeks- en een personeelsverslag, en een synthese van de jaarrekening. Vooral het onderwijs- en onderzoeksverslag wordt rijkelijk aangevuld met statistisch materiaal. Het verslag moet jaarlijks goedgekeurd worden door de Raad van Bestuur.

Ook dit Academisch Jaarverslag wordt doorheen de tijd uitgebreid met nieuwe onderwerpen zoals sociale voorzieningen voor studenten, wetenschappelijke dienstverlening, infrastructuurwerken, energierapporten, klachten en het diversiteits- en genderbeleid.

Omdat twee jaarverslagen te veel van het goede is, werd het Jaaroverzicht in 2001 afgeschaft. 

Elienne Langendries, Archivaris UGent, 2017 en Isabel Rotthier, Archivaris UGent, 2022