| Type: | position |
| Andere namen: | afkorting: FSA |
| Periode: | 1995-... |
| Functies: | Doelstelling: Doel is de studentenadministratie, waar mogelijk, tedistribueren naar de faculteiten, zodat de administratieve dienstverlening dichter bij de student wordt gebracht.. Facultaire studentenadministraties (FSA’s) vormen zoveel mogelijk de ‘interface’ voor de studenten en zijn verantwoordelijk voor de academische aspecten van studentengegevens. De centrale studentenadministratie (CSA) neemt de beheersfuncties van de academische aspecten waar en heeft de verantwoordelijkheid over de administratieve gegevens van de student. De pedel is de persoon die belast wordt met de functionele leiding van deze dienst. (BS, 22-09-1995) Handelingen en taken: - Algemene helpdesk voor alle studentenproblemen - Registratie van het curriculum van de student: keuzevakken, IAJ’s, overdrachten, vrijstellingen, titel van scriptie. - Administreren van de scripties. - Uitnodigen van de studenten voor het examen. - Inschrijven van de studenten voor het examen. - Opstellen van en versturen examenroosters aan de studenten. - Bezorgen puntenlijsten en/of puntenfloppies aan de examinatoren. - Puntenverwerking van de examens. - Deliberatievoorbereiding. - Registratie resultaten deliberatie met motivering. - Proclamatievoorbereiding. - Meegeven of, indien het niet werd afgehaald, opsturen van het examenresultaatbriefje. - Aanmaken, controle en opsturen van de diplomasupplementen. - Controle van de diploma’s en getuigschriften aangemaakt door de centrale studentenadministratie (aanbrengen visum of opmerkingen op de proefdrukken). - Uitreiken van automatische studieattesten op voorgedrukt papier met voorgedrukte handtekening van de gemachtigde ambtenaar. - Het ad valvas aankondigen van de verdediging van het doctoraatsproefschrift. (BC, 22-09-1995) Werkprocessen/Informatiestroom Duidelijker beschrijven. De taken van de centrale (CA) en de facultaire studentenadministratie (FSA) zijn min of meer afgelijnd. Centraal heeft men de verantwoordelijkheid over de administratieve gegevens van de studenten. Op facultair niveau draagt men de effectieve verantwoordelijkheid over de academisch aspecten van studentengegevens (curricula, thesissen, punten,…). Er treedt echter wel een wisselwerking op tussen beide, bv.: - Studiegelden worden door de centrale administratie berekend, maar dit gebeurt op basis van het curriculum en dus het aantal studiepunten. Deze gegevens moeten worden in gevoerd door de FSA en worden doorgesluisd naar de centrale administratie. - Beide diensten leggen een studentendossier aan en moeten bijgevolg gekoppeld worden indien een volledig beeld van de student en zijn studietraject wil verkregen worden. - Wat betreft doctoraten verzorgt de CA de inschrijving, verdediging en input van de titel van het doctoraat. De FSA zorgt voor de aankondiging van de verdediging, de verslagen en punten die vervolgens worden doorgestuurd. - Attesten van inschrijving, NMBS, enz worden zowel door de FSA als CA uitgereikt, de attesten m.b.t. stages worden enkel door de FSA opgemaakt. (Archief)documenten: - CIMAD-applicatie (BC, 22-09-1995) - Deliberatiepakket, programmaSteyaert (BC, 22-09-1995) - Verslagen(deliberaties?) van thesissen - Verslagen van doctoraten - Studentendossiers - Omzendbrieveni.v.m. doctoraatsverdedigingen - Puntenlijsten - Proclamatielijsten - Documenten m.b.t. organisatie deliberaties (?) - Documenten m.b.t. diploma’s (?) |
| Geschiedenis: | De wet van 25 september 1816 vermeldt dat de rector en de colleges bijgestaan worden door twee pedellen. Zij helpen de rector bij inschrijvingen van studenten en worden betaald voor hun aanwezigheid op examens en promoties. Vanaf 1835 worden de studenten ingeschreven door de Ontvanger van de Academieraad. Tot ver in de 20ste eeuw zijn de Ontvanger en pedellen verbonden aan de centrale administratie/rectoraat. In het academiejaar 1957-1958 telde het bureau van pedellen – nog steeds verbonden aan het rectoraat – vijf personeelsleden, elk verbonden aan een faculteit. Voor de oprichting van de FSA in 1995 stonden de pedellen in voor het volgende takenpakket: bijkomende inschrijvingen op de rol, inschrijvingen voor examens, examenregelingen en het beheer van diploma’s en diplomasupplementen. In 1993-1994 startte men een pilootproject in de faculteit Letteren en Wijsbegeerte waarbij de studentenadministratie gedecentraliseerd werd uitgebouwd op het niveau van een faculteit complementair met de centralestudentenadministratie. Vanaf 1995 werd het systeem van FSA’s toegepast in alle faculteiten. |
| Actoren: | werkt samen met: Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's |
| Bronnen: | Archief Universiteit Gent, Notulen Bestuurscollege, 22/09/1995, p. 112-118. Archief Universiteit Gent, Rondschrijven van de rector aan de decanen d.d. 6 november 1995 met kenmerk STU/BB/FG/24.376-23. Interview met Chris Afschrift en Anouschka Depla, 09/06/2009. Rapport omtrent de kwaliteitszorg in het onderwijs en de studentenbegeleiding aan de Universiteit Gent, Deel 3, Gent, Universiteit Gent, 1997, p. 3. |
| Citeren: | Archief Universiteit Gent, Facultaire Studentenadministratie, AU0151 |