| Type: | administratie centraal |
| Andere namen: | afkorting: DFIN (2002) naamsverandering: secrétaire-comptable général (1921-1923) naamsverandering: secretaris en algemeen rekenplichtige (1923-1942) naamsverandering: Boekhouding en Kas (1942-1957) naamsverandering: Comptabiliteitsdienst (1957-1985) naamsverandering: Financiële dienst (1985-2000) naamsverandering: Directie Financiën (2002) |
| Periode: | 1921-... |
| Functies: | De directie Financiën (DFIN) is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de universiteit. Deze verantwoordelijkheid valt onder te verdelen in de volgende taken: - Crediteurenadministratie - Debiteurenadministratie - Aankoopbeleid - Financiële Projectopvolging |
| Geschiedenis: | Sinds 1835 staat de beheerder-inspecteur in voor het goed beheer van de financiën van de Gentse Universiteit. Na de eerste wereldoorlog wordt de beheerder-inspecteur bijgestaan door een ‘secrétaire’, een ‘redacteur’ (opsteller) en een ‘commis’ (klerk). In 1921 wordt naast de functie opsteller en klerk voor het eerst melding gemaakt van de functie ‘sécretaire-comptable général’. Die dubbele functie van secretaris en algemeen rekenplichtige blijft behouden tot aan de reorganisatie van de diensten van het ‘Cabinet van den Beheerder-inspecteur ‘in juli 1942. (Zie hierover de identificatie van de Beheerder-inspecteur). Na WOII wordt het financieel beheer door vijf diensten geregeld, waaronder de dienst Boekhouding en Kas, geleid door een rekenplichtige en belast met de uitvoering van alle betalingen van de rekeningen, wedden en lonen en het bijhouden van de inventaris. Naast de rekenplichtige worden alle taken uitgevoerd door twee opstellers. De wet van 28 april 1953 verleent aan de rijksuniversiteiten een grotere autonomie, waardoor de beheers- en uitvoeringstaken door de Gentse universiteit kunnen uitgevoerd worden. Deze ingrijpende wetswijziging is het startschot voor de reorganisatie van de volledige administratie. Er worden vier afdelingen bij van de Raad van Beheer ingericht: 1. algemeen secretariaat en personeelsdienst 2. Comptabiliteitsdienst en economaat 3. Technische diensten en 4. Dactylografie - indicateur en klassement. De taken van de nieuwe ‘Comptabiliteitsdienst’ zijn: Toepassing van wetten, besluiten en reglementen inzake rijkscomptabiliteit, Comptabiliteit van inkomsten en uitgaven, Jaarlijkse begrotingsvoorstellen (uitgezonderd de personeelsuitgaven), Verdeling en aanwending van de kredieten van de gewone en buitengewone begroting (voorbereiding en uitvoering van beslissingen van de raad van beheer, - Wedden, lonen en vergoedingen (maandelijks nazicht van de lonen, nazicht op de door het hoofdbestuur uitbetaalde wedden en vergoedingen), - betalingen, zoals ontvangst van alle betalingsaanvragen, nazicht van de facturen en vaststellen van het begrotingsartikel, bijhouden van de krediettoestanden van de universitaire diensten, verrichten van de betalingen op geldvoorschotten, langs voorafgaand visum van het Rekenhof, afschrijving van de betalingen, - algemene kwesties van rijkscomptabiliteit (aanpassing van toegekende kredieten, bijkredieten, kredietoverdrachten). De afdeling ‘Economaat’ is belast met de administratieve afhandeling van aankopen die omwille van de aard of het bedrag tot de bevoegdheden van de ondervoorzitter van de raad van beheer behoren. Daaronder ressorteert o.m. het toepassen van wetten, besluiten en reglementen betreffende het sluiten van kopen en overeenkomsten ten laste van de staat, de administratieve afhandeling van overeenkomsten voor leveringen en werken voor rekening van de staat, contracten voor werken en leveringen ten laste van de gewone of buitengewone begroting van openbaar onderwijs en waarover de diensthoofden niet gemachtigd zijn eigenhandig op te treden, werken en/of leveringen uit te voeren of te doen uitvoeren door de technische dienst, maar die omwille van het bedrag of de aard van de uitgaven onderworpen zijn aan het advies van de ondervoorzitter of de raad van beheer. In 1973 is de Comptabiliteitsdienst, volgens de toenmalige ‘Gids voor de personeelsleden’ verantwoordelijk voor: 1. de financiële organisatie en de staatsrekenplichtigheid 2. de toepassing van de ‘begrotingsregelen’ 3. de toepassing van de wetgeving en reglementering inzake rijkscomptabiliteit, 4. van die met betrekking tot de overheidsovereenkomsten, evenals van die welke in budgettair en financieel opzicht eigen is aan de instelling. De Comptabiliteitsdienst bestaat twee secties: Het eerste bureau houdt zich bezig met de begrotingskredieten en het gebruik ervan. Dit impliceert de voorbereiding en uitvoering van beslissingen van de raad van beheer en het vast bureau inzake toegestane kredieten, het bijhouden van de stand van de begrotingskredieten (zgn. aanrekeningen), de vastleggingen, bestellingen, ontvangst van facturen (van bestellingen door diensthoofden), bijhouden van de stand van de toegestane kredieten, contracten (huur, onderhoud). Het tweede bureau is belast met de betalingen. Dit behelst controle van de vereffeningsdossiers ten laste van de investeringskredieten (bouwwerken), de werkingsuitkeringen, de kredieten voor buitengewone uitgaven of van de kredietoverschotten. De afdeling verricht de betaalverrichtingen, legt rekeningverantwoording af bij het Rekenhof en maakt de jaarrekening op voor de uitgaven ten laste van de werkingsuitkeringen. Ook de personeelsuitgaven m.n. de berekening en betaling van de nettomaandwedde, de vergoedingen en toelagen van de personeelsleden gebeurt door de Comptabiliteitsdienst. In de loop van de jaren 1970 wordt de Comptabiliteitsdienst uitgebreid met het financieel beheer van het Universiteitsvermogen. Op 1 augustus 1985 wordt de Comptabiliteitsdienst een rectorale dienst, met de naam: Financiële Dienst. In de jaren 1990 ondergaat deze dienst een ingrijpende herstructurering, met de opsplitsing in een crediteurenadministratie en een debiteurenadministratie. De crediteurenadministratie houdt zich bezig met de ontvangst, registratie en controle van de schuldvorderingen, het betalen van schuldvorderingen en het verstrekken van financiële overzichten. De debiteurenadministratie is verantwoordelijk voor het vorderen en opvolgen van inkomsten voor de universiteit, geldbeleggingen enz. In 1993 is de ‘Weddenadministratie’ overgeheveld naar de Personeelsdienst. Enkele tijd later wordt de sectie ‘Overheidsopdrachten en kredietbewaking’ eveneens losgekoppeld van de Financiële Dienst (1997). Bij de Sterhervorming (2002) werd deze sectie tijdelijk (tot 2012) toegevoegd aan de afdeling Juridische zaken van de Directie Bestuurszaken. Sinds 2002 bestaat de Directie Financiën uit twee afdelingen: Systeemexploitatie en Financieel Beheer. Men onderscheidt nog steeds een crediteuren- en debiteurenadministratie. Nieuw is de helpdesk, welke nodig bleek na de implementatie in de loop van 2002 van het geautomatiseerd budgettaire opvolgingssysteem SAP. |
| Directeur: | De Cock, Gonda |
| Van de Gucht, Geert (2002-2023) | |
| Structuur: | De directie Financiën is een van de 9 directies binnen de Centrale Administratie en valt onder de bevoegdheid van de logistiek beheerder. |
| Actoren: | secretaris van: Werkgroep Begroting en Jaarrekening onderdeel van: Universiteitsdiensten (2002-) heeft als hoofd: Beheerder-inspecteur heeft als hoofd: Ondervoorzitter van de Raad van Beheer |
| Archieven: | Comptabiliteitsdienst |
| Websites en socials: | Directie Financiën (DFIN), geraadpleegd op 30/09/2022. |
| Bronnen: | Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Circulaire nr 3, 14 juli 1942, ARUG_0296_032(3). Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Dienstorder nr 2, 1 juli 1942, ARUG_0296 _033(2). Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Brief van de beheerder a.i. aan M. Wolters, 22 maart 1943, ARUG_0296 _033(2). Universiteitsarchief Gent,Archief Beheerders van de Universiteit, Circulaire nr 18, 30 april 1943,ARUG_0296 _033(2). Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Benaming van de diensten. Brief van de administrateur, 05/08/1985, ARUG_0296 _034(1). Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, ARUG_AR0296_041, omslagen 1-2. Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Gids voor de personeelsleden, 1971, p. 40-42, ARUG_AR0296_044(1). Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Gids voor de personeelsleden, 1973, p. 27-28, ARUG_AR0296_044(2). De Winter, Sofie. Het archief uit de centrale administratie van de Universiteit Gent en de overdracht ervan naar de archiefdienst. Onuitgegeven masterproef, Vrije Universiteit Brussel, 1996, p. 36-49. Financiële organisatie en compatibilliteit, Leidraad voor de universitaire diensten. Gent, 1966. Directie Financiën (DFIN), geraadpleegd op 07/11/2022. |
| Citeren: | Archief Universiteit Gent, Directie Financiën, AU0078 |