Directie Personeel en Organisatie

Type:	administratie centraal
Andere namen:	afkorting: DPO (2002) naamsverandering: Personeelsdienst (1957-2001)
Periode:	1957-...
Functies:	Het takenpakket van de directie Personeel en Organisatie weerspiegelt zich in de afdelingen: Afdeling Werving en Selectie is verantwoordelijk voor: goedkeuren van de vacatures, publiceren van de vacatures, selecteren van het personeel aan op basis van het personeelsbeleidsplan, aanwerven en screenen ATP (statutair & contractueel) in overleg met de directie of het afdelingshoofd, voorbereiden van ZAP selectie op voorstel van de vakgroepen, voorleggen van dossiers ter bekrachtiging aan de Raad van Bestuur, administratieve verwerking van het aanwervingsdossier van de geselecteerde kandidaten, administratieve verwerking van de verlenging of hernieuwing van de aanstelling. Afdeling Loopbaan, begeleiding en vorming is verantwoordelijk voor: onthalen van nieuwe medewerkers, hun stage en bijhorende evaluatie, evaluatie, bevordering en mutatie van alle personeelsstatuten, voorleggen van dossiers ter bekrachtiging aan de Raad van Bestuur, loopbaanbegeleiding en vormingsbeleid. Afdeling Personeelsadministratie is verantwoordelijk voor: registreren van gegevens met betrekking tot verlof en afwezigheid, ziekte, ouderschap, attesten, eretekens en arbeidsongevallen, einde overeenkomst of pensioen en de pensioenverzekering, informeren van het personeel over de te volgen procedures met betrekking tot loopbaanadminsitratie, beheren van de wedde- en loongegevens, uitbetalen van het salaris, het woon-werkverkeer en de eco-cheques, opvolgen sociale aangifte en de bedrijfsvoorheffing. De directie heeft ook een controlerende functie. Ze gaat na of de beslissingen die werden genomen door de verschillende betrokken diensten niet in strijd zijn met de geldende wet- en regelgeving. Ze kan eveneens inhoudelijk tussenkomen in tal van dossiers met betrekking tot verloning, werving en selectie, talentontwikkeling, enz. Daarnaast neemt de directie ook het secretariaat op zich van een aantal commissies die specifieke dossiers aangaande de diverse personeelsstatuten behandelen of die een faculteitsoverschrijdende werking hebben.
Geschiedenis:	In de Hollandse periode lag de bevoegdheid over personeelszaken binnen de universiteit bij de Secretaris-inspecteur en het College van Curatoren. De Secretaris-inspecteur werd door de Wet van 25 september 1816 belast met het dagelijks beheer van de universiteit en was verantwoordelijk voor het opstellen en aanpassen van reglementen betreffende het personeel, het voorstellen van benoeming van professoren en het toezicht op de financiën van de universiteit. Het College van Curatoren was onder meer verantwoordelijk voor de aanwerving van ambtenaren en maakte die ter goedkeuring over aan de administratie voor Hoger Onderwijs in Den Haag. Deze benoemingen van ambtenaren werden elk jaar opnieuw aangevraagd. Met de wet van 27 september 1835 werd het beheer van de universiteit toevertrouwd aan de Beheerder-inspecteur. Hij werd onder meer belast met het toezicht op de functionarissen en de bedienden die door de Minister van Binnenlandse Zaken en Openbaar Onderwijs benoemd werden. In artikel 1 van het Koninklijk Besluit van 12 december 1887 wordt de leidinggevende functie van de Beheerder-inspecteur op bestuurlijk vlak bevestigd en afgezet tegen de leidinggevende functie van de Rector op wetenschappelijk vlak. Vanaf 1887 is hij dan ook officieel de supervisor over het personeel. Vanaf 1876 worden er drie personeelsgroepen onderscheiden aan de universiteit: het onderwijzend, het gemengd en het administratief personeel. Bij het begin van de jaren 1950 neemt het wetenschappelijk onderzoek een enorme uitbreiding en wordt het aantal onderwijsdisciplines talrijker en aangevuld met praktijkoefeningen. Tot die periode moesten alle administratieve verrichtingen door het Ministerie van Openbaar Onderwijs en/of het Ministerie van Openbare Werken worden goedgekeurd. Omdat de bestuurlijke en budgettaire controle door Brussel binnen die context evenwel te zwaar werd, drong een verzelfstandiging van de universiteit zich op. In 1953 wordt dan ook besloten om over te gaan tot een bestuurlijke decentralisatie, wordt er een beperkte autonomie toegekend aan de universiteit en komt er een hervorming van de administratie. Beslissingen die betrekking hebben op de interne werking van de universiteit, zoals onderwijs, beheer en de opmaak van de huishoudelijke reglementen, worden voortaan aan de Raad van Beheer (RvB) toevertrouwd. De Ondervoorzitter van de Raad van Beheer voert voortaan de beslissingen uit die betrekking hebben op het toezicht op ambtenaren en functionarissen. Die personeelsaangelegenheden hadden onder meer betrekking op: • Het uitbrengen van een gemotiveerd advies bij de benoeming van docenten. • Het voordragen van de benoeming van gewone en buitengewone hoogleraren. • Het verlenen van machtigingen aan onderwijzend personeel en leden die niet tot het professorenkorps behoren om voor beperkte vrije tijd cursussen te geven. • Het beheren en bezorgen aan het Ministerie van Onderwijs van de lijst van docenten, hoogleraren en gewone hoogleraren die een andere bezoldigde activiteit uitoefenen. • Het voordragen van de benoeming van geaggregeerden, repetitors, werkleiders en conservators. • Het benoemen van de assistenten, leerling-assistenten, klinieken binnen de kredieten vastgelegd door het Ministerie van Onderwijs. • Het benoemen van administratief personeel met een graad lager dan die van bureelhoofd en het meesters-, vak- en dienstpersoneel. • Het verdelen onder de verschillende diensten van de betrekkingen die voorkomen in het kader van het wetenschappelijk personeel, het administratief personeel, het gespecialiseerd personeel en het meesters-, vak-, en dienstpersoneel. Op 25 september 1957 keurt de Raad van Beheer op voorstel van ondervoorzitter professor Guido Spanoghe de organisatie en werking van de vernieuwde administratie goed. Er worden vier afdelingen afgelijnd: 1. Algemeen Secretariaat en Personeelsdienst 2. Comptabiliteitsdienst en Economaat 3. Technische diensten 4. Dactylografie - indicateur en klassement De taken van de Personeelsdienst hebben betrekking op volgende zaken: • Het toepassen van de bepalingen voortvloeiend uit het statuut van het vast benoemd en tijdelijk staatspersoneel. • Het toepassen van de bepalingen van het statuut van het wetenschappelijk personeel en het toepassen betreffende het geldelijk statuut van het onderwijzend personeel. • Het opmaken van de jaarlijkse begrotingsvoorstellen voor de uitbetaling van de wedden en vergoedingen. • Het opstellen van de maandelijkse staten van mutaties en/of prestaties. • Het vaststellen van de wedden van het loontrekkend personeel. • Het toepassen van de sociale wetgeving. • Het opstarten en opvolgen van aanwervings- en bevorderingsprocedures en de procedure m.b.t. pensionering. • Het voorbereiden en uitvoeren van alle beslissingen van de Raad van Beheer die onder de bevoegdheid van de ondervoorzitter vallen (met uitzondering van deze die onder de bevoegdheid van de comptabiliteit vallen). • Het voorbereiden van de voordracht voor het verlenen van eretekens of nationale orden. • Het beantwoorden van sollicitatiebrieven. In de jaren 1960 ontstaat door een toename in studentenaantallen en infrastructuur een grotere behoefte aan administratieve en logistieke ondersteuning voor het academisch personeel. Mede daarom wordt er door de Raad van Beheer in 1969 een Commissie ingesteld die “de problemen inzake de structuur van de universiteit” onderzocht. In 1971 wordt op basis van dit onderzoek een aantal wijzigingen doorgevoerd. Op 24 maart 1971 wordt een wet goedgekeurd tot wijziging van de wet van 28 april 1953. De samenstelling van de Raad van Beheer wordt uitgebreid met onder meer met twee vertegenwoordigers van het administratief en het gespecialiseerde meesters- vak- en dienstpersoneel. Binnen de Raad van Beheer wordt daarnaast ook een Vast Bureau (VB) aangesteld. Het Vast Bureau geeft advies over al de punten die worden voorgelegd door de Raad van Beheer, en beslist over alles wat het dagelijks bestuur en de belangen van de universiteit betreft. De bevoegdheden aangaande het onderwijzend personeel, voordrachten voor de benoeming van de geaggregeerden, repetitors, werkleiders, conservators, hoofdbibliothecarissen en bibliothecarissen blijven aan de Raad van Beheer toebehoren. Binnen de Raad van Beheer en het Vast Bureau wordt een Administrateur benoemd die de vergaderingen van de Raad van Beheer en het Vast Bureau bijwoont met raadgevende stem. Hij neemt de administratieve functies over van de Ondervoorzitter van de Raad van Beheer en voert de beslissingen van de Raad van Beheer en het Vast Bureau uit inzake administratief, budgettair en financieel beheer, en heeft de leiding over het personeel van de algemene diensten. In 1973 wordt de personeelsdienst onder de diensten van de Administrateur geplaatst en ingedeeld in vier afdelingen met specifieke taken: 1. Een afdeling voor de personeelsadministratie van het wetenschappelijk personeel die verantwoordelijk is voor benoemingen, vaste benoemingen, hernieuwing van benoemingen, ontslagen, wetenschappelijke opdrachten, verloven, terbeschikkingstellingen, cumulatie enz. 2. Een afdeling voor de personeelsadministratie van het administratief en technisch personeel die verantwoordelijk is voor toelating tot de stage, vaste benoeming, voortzetting stage, ontslagen, bevorderingen, verloven, onregelmatige prestaties, buitengewone prestaties, oppensioenstelling enz. 3. Een afdeling voor algemene en betwiste zaken die verantwoordelijk is voor weddevaststelling, afleveren van attesten en dienststaten, tegemoetkoming spoorabonnementen, gezinsvergoedingen, eretekens, adreswijzigingen en veranderingen in de gezinstoestand die een invloed hadden op de wedde en de toelagen. 4. Een afdeling voor de organisatie van aanwervings- en bevorderingsexamens die verantwoordelijk is voor het personeel dat aangesteld is op basis van de werkingskredieten, toegekend door de overheid. In navolging van de afschaffing van de Beheerscommissie van het Universiteitsvermogen in 1971 werd in 1975 beslist om de personeelsafdeling van het Universiteitsvermogen als een afzonderlijke sectie binnen de Personeelsdienst onder te brengen. Die afdeling stelde personeel te werk met eigen inkomsten, fondsen en kredieten en functioneerde tot dan volledig onafhankelijk van de Personeelsdienst. Het onderscheid tussen de twee bleef evenwel behouden. Zo vermeldt het administratief jaarboek tot 1988 nog een ‘Personeelsdienst Staat’ met een bestuursdirecteur en juridisch adviseur en een ‘Personeelsdienst Universiteitsvermogen’. Pas in 1989 wordt melding gemaakt van een Personeelsdienst met aan het hoofd een adviseur. Op de comptabiliteitsdienst werd boekhoudkundig wel nog een onderscheid gemaakt tussen de kredieten van het universiteitsvermogen en die van de staatsbegroting. In 1988 deed zich een belangrijke machtsverschuiving voor van de diensten van de Administrateur naar de diensten van Rector. Vanaf 1988 is de personeelsdienst één van de tien rectorale diensten onder de bevoegdheid van de Rector. Het decreet van 12 juni 1991 schuift een aantal nieuwe bepalingen naar voor rond het personeelsbeleid en de personeelsformatie aan de UGent. De diverse bestaande statuten worden opgedeeld in categorieën: het academisch personeel (AP), en het administratief en technisch personeel (ATP). Binnen het academisch personeel wordt een onderscheid gemaakt tussen het Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP, graden docent, hoofddocent, hoogleraar, buitengewoon hoogleraar en gewoon hoogleraar) en het Assisterend Academisch Personeel (AAP, graden assistent en doctor-assistent). Voor het ATP stelde de Vlaamse Executieve een tabel vast van de loopbaanstructuur waarin de verschillende graden en niveaus zijn aangebracht. Na de afschaffing van de Personeelsdienst van het Universiteitsvermogen verdwenen het patrimonium-personeel, het vast wetenschappelijk personeel en het personeel ten laste van de werkingsuitkeringen als categorieën. De bestuurlijke bevoegdheid over het personeel berust bij de Raad van Bestuur, dat bevoegd is voor de personeelsformatie, de benoeming van de leden van het ZAP en het AP van niveau één en het opstellen van een reglement van openbare orde. Het Bestuurscollege wordt vervolgens in 1991 ingesteld als opvolger van het Vast Bureau en krijgt onder meer de bevoegdheid over: • Het vaststellen van vacatures. • Het beslissen tot vacant verklaring van openstaande ambten. • Het benoemen van assisterend personeel en het administratief en technisch personeel tot niveau twee. • Het opstellen van het reglement van orde en het nemen van tuchtmaatregelen. Het Bestuurscollege is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur. Het verschaft informatie en verstrekt op verzoek alle inlichtingen. In 1993 wordt de weddedienst van de Financiële Dienst overgeheveld naar de Personeelsdienst en wordt ook de Bedrijfsmaatschappelijke Cel aan haar structuur toegevoegd. Deze cel buigt zich over een sociale dienst, de organisatie van de alternatieve arbeidscircuits (BTK en DAC) en de bijscholing voor het ATP. Vanaf dan bestaat de Personeelsdienst naast de directie en het secretariaat uit drie afdelingen: 1. De personeelsadministratie 2. De weddeadministratie 3. De bedrijfsmaatschappelijke cel Het onderscheid tussen het personeel ten laste van de Staat (i.e., de toenmalige Vlaamse Executieve) en het personeel ten laste van het eigen Universiteitsvermogen blijft behouden en is parallel opgebouwd met een sectie voor het assisterend academisch personeel en voor het vast wetenschappelijk personeel, een sectie voor het administratief en technisch personeel en een salarisadministratie of ‘weddevaststellingen’. Tussen 2000 en 2001 besluit het bestuur het STeR-project op te starten met het oog op een grondige herschikking van de centrale administratie van de Universiteit Gent. Het streefdoel is een meer performante organisatie met klemtonen op service-gerichtheid, transparantie en responsabilisering (STeR). De Raad van Bestuuur had reeds begin 2000 een nota goedgekeurd rond de start van een nieuw personeelsbeleid met volgende aandachtspunten: betere en efficiëntere dienstverlening, deregulering en administratieve vereenvoudiging, toegankelijke informatie en communicatie, aanscherpen van de competenties van de personeelsleden door middel van vorming, training en opleiding. Op 1 oktober 2002 worden de vroegere rectorale en centrale diensten, waaronder ook de Personeelsdienst, opgeheven en vervangen door een centrale administratie met acht directies. De Directie Personeel en Organisatie (DPO) wordt net als de andere directies op zijn beurt opgedeeld in een beperkt aantal afdelingen met een duidelijk omlijnd takenpakket. De DPO bestaat voortaan uit vier afdelingen: 1. De Afdeling Contractueel Personeel 2. De Afdeling Statutair Personeel 3. De Afdeling Personeelsbeleid 4. De Afdeling Salarisadministratie De oude externe dienst Onderwijzend Personeel die ontstaan is uit de Dienst voor Academische Aangelegenheden zou toegevoegd worden aan de Afdeling Statutair Personeel. In 2008 startte een onderzoek waarbij de gehele HR-functie van de UGent werd doorgelicht met als doel het personeelsbeleid performanter te maken. Rond de directeur werd een beleidscel opgericht die voortaan de adviserende, controlerende en beleidsvoorbereidende taken op zich neenmt. De bevoegdheden en de te volgen administratieve procedures worden vastgelegd in een 'Service Level Agreement' (SLA) die wordt goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Deze SLA is aanpasbaar of hernieuwbaar. Binnen dit afsprakenkader bereidt DPO enerzijds de dossiers voor ten behoeve van bestuurs- en beslissingsorganen en staat ze anderzijds in voor de administratieve verwerking van de dossiers. In 2009 ontstonden drie nieuwe afdelingen die de functie 'administratie en organisatie van personeelsaangelegenheden' op zich namen: 1. De Afdeling Werving en Selectie 2. De Afdeling Personeelsadministratie 3. De Afdeling Loopbaan, Begeleiding en Vorming De werving en selectie, functieclassificatie, personeels- en salarisadministratie, competentiemanagement, begeleiding en coaching, functionering en vorming werden over deze afdelingen verdeeld. Elienne Langendries, Archivaris 2012 - Veerle Soens, Archivaris 2017 - Cedric Everaert, Archivaris 2019
Directeur:	van Win, Bob (2002-2010)
	Verly, Dirk (2010-2011)
	De Vreese, Hugo (2012)
Structuur:	De directie Personeel en Organisatie is een van de 9 directies binnen de Centrale Administratie en valt onder de bevoegdheid van de academisch beheerder. De directie omvat de volgende afdelingen in 2022: - Afdeling Personeelsadministratie - Afdeling Werving en selectie - Afdeling Loopbaan, begeleiding en vorming
Actoren:	opvolger van: Beheerder-inspecteur (1953) secretaris van: Werkgroep ATP-beleid secretaris van: Werkgroep ZAP-beleid onderdeel van: Universiteitsdiensten (2002-) secretaris van: ZAP-Commissie secretaris van: Werkgroep AAP-beleid heeft link met: Personeelsonderhandelingscomité (2009-) heeft als hoofd: Ondervoorzitter van de Raad van Beheer (1957-1971) heeft link met: Dienst van het Universiteitsvermogen (1957-2001) heeft als hoofd: Administrateur (1973-1988) heeft opgenomen: Dienst voor Academische aangelegenheden (2002) heeft opgenomen: Beheerscommissie Universiteitsvermogen (1971) heeft als medewerker: De Meester, Tonja (2001-2012)
Archieven:	Archief Personeelsdienst, 1961-2000 Formulieren burgerlijke eretekens en eervolle onderscheidingen (ZAP - zelfstandig academisch personeel) Personeelsdossiers Overzicht van het personeel Beleidsdossiers Directie Personeel en Organisatie Beleidsdossiers Academische Aangelegenheden. 1940-2000
Thema's:	Overzicht van academische titels en bestuursfuncties

Websites en socials:	Directie Personeel en Organisatie (DPO), geraadpleegd op 30/09/2022.
Bronnen:	Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, ARUG_AR0296_041, omslagen 1-2. Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit,Gids voor de personeelsleden, 1971, p. 40-42, ARUG_0296_044, omslag 1. Archief Universiteit Gent, Archief Beheerders van de Universiteit, Gids voor de personeelsleden, 1973, p. 27-28, ARUG_0296_044, omslag2. De Winter, Sofie. Het archief uit de centrale administratie van de Universiteit Gent en de overdracht ervan naar de archiefdienst. Onuitgegeven masterproef, Vrije Universiteit Brussel, 1996, p. 36-49. Directie Personeel en Organisatie (DPO), geraadpleegd op 07/11/2022.
Citeren:	Archief Universiteit Gent, Directie Personeel en Organisatie, AU0054