Bronnen voor het inschrijven van studenten

Bronnen voor het inschrijven van studenten

  > Inschrijvingsgegevens van studenten met vermelding van studiekeuze. 1817-2005
  > Overzicht van studenten met vermelding van woonplaats. 'Adressenregister'. 1848-1935
  > Registers met handtekeningen en identificatiegegevens van studenten. 1861/1862-1967/1968
  > Alfabetische adressenregister studenten per faculteit
  > Naamlijsten studenten, geordend per opleiding. 1890-1914
  > Naamlijsten studenten, met vermelding van woonplaats. 1965-2003
  > Alfabetische indexen / repertoriumlijsten studenten

Beschrijving:Er zijn doorheen de jaren verschillende types bronnen gebruikt om studenten in te schrijven.

In de periode 1817-1929 werden de studenten ingeschreven 'op de rol', in een inschrijvingsregister (matricul). Per academiejaar werden alfabetische indexen opgemaakt die niet altijd bewaard zijn.

Het inschrijvingsregister maakte in 1929 plaats voor de reeks inschrijvingsformulieren. Per student werd een formulier met identificatiegegevens en studiekeuze ingevuld. Deze inschrijvingsformulieren werden tot 2005 op papier ingevuld. Vanaf 2005-2006 werden de inschrijvingsformulieren enkel nog digitaal ingevuld en verwerkt.

Er werden ook naamlijsten opgesteld met een specifieke functie, bijvoorbeeld met de woonplaats, de handtekening of de nationaliteit van de studenten.

In het academiejaar 1976/1977 werd de eerste databank in gebruik genomen. In het academiejaar 1985/1986 werd deze software STUDADM overgenomen door een andere firma (SIMAT, siemens). Algemeen principe daarbij was dat verouderde gegevens niet verwijderd werden. Evoluties en verbeteringen (nieuwe velden, functionaliteiten, enz.) aan de software werden niet gedocumenteerd. De databanken bevatten uitsluitend data. Documenten, zoals inschrijvingsformulieren, werden niet gekoppeld. In 2005/2006 werd een nieuwe databank opgezet: OASIS. De oude gegevens in STUDADM werden niet gemigreerd naar de nieuwe omgeving.
Datering:1817-2005
Omvang:2296 pakken, 1 omslag, 916 delen, 2 stukken
Documenttype:archief, inschrijvingsgegevens
Archief van:Rector
Dienst voor Academische aangelegenheden
Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's
Ontvanger van de Academieraad
Verwante archieven:Examenresultaten / studieresultaten studenten
Personen:heeft link met: Mac Leod, Jules
Thema's:ontstaat bij: Inschrijven van studenten
Bewaarstrategie:Inschrijvingsgegevens Studentenadministratie
Zoektips :

Je onderzoek zal vlot verlopen als je weet wanneer student zijn studies heeft aangevat.
De bron bij uitstek zijn de inschrijvingsregisters. In deze registers werden de studenten in chronologische volgorde op de rol ingeschreven.
Houd rekening met de grillig karakter van sommige studentencarrières: van eenmalig tot 'eeuwige student'.

Scenario 1: de student studeerde in de periode 1817-1920
De namen van studenten uit de periode 1817-1920 werden getranscribeerd. U vindt een lijst van deze studenten in de thema-fiche "Inschrijven van studenten". 
Opgelet: de naam van eenzelfde persoon kan op verschillende manieren geschreven zijn, zelfs binnen één bron.
Indien u de student niet terugvindt, volgt u best – ter verificatie – scenario 2.

Scenario 2: de student studeerde in de periode 1920-... of u vindt de student niet terug volgens zoekscenario 1.
STAP 1: Bepaal het jaar van inschrijving
Weet je niet wanneer de student zijn studies heeft aangevat? Achterhaal dan het geboortejaar van de gezochte persoon. Tel daar 18 jaar bij.
STAP 2: Zoek het rolnummer
Raadpleeg de alfabetische indexen (ARUG_4A4_4), van het academiejaar waarin de student 18 jaar zou geworden zijn. Naast de naam van de student vind je het rolnummer.
Indien de student niet meteen opduikt, kan je de alfabetische indexen van de jaren ervoor en erna raadplegen. Vergeet niet dat de naam van eenzelfde persoon op verschillende manieren kan geschreven zijn, zelfs binnen één bron.
Noteer het rolnummer. Opgelet: Tot enkele decennia geleden kregen studenten elk studiejaar een nieuw rolnummer. Zoek de rolnummers voor alle vermoedelijke studiejaren.
STAP 3: Vind de student
Raadpleeg de inschrijvingsregisters (reeksen ARUG_4A4_1 of ARUG_4A4_2), die chronologisch op basis van het rolnummer geordend zijn.
Indien je in de inschrijvingsregisters de gezochte student niet terug kan vinden, kan je nog steeds de adressenregisters (ARUG_4A4_3: 1847/1848-1934/1935, 13 delen) of inschrijvingsformulieren (ARUG_4A4_8: 1927/1928-2004/2005, 1121 dozen) van het overeenkomende jaar raadplegen.

 

Citeren:Archief Universiteit Gent, Bronnen voor het inschrijven van studenten , ARUG_AR0654