| Type: | administratie centraal |
| Andere namen: | afkorting: DOWA/3 naamsverandering: Dienst Studiën en Studenten (1971-1975) naamsverandering: Dienst Academische Aangelegenheden (1975-1981) naamsverandering: Afdeling Studiën en Studenten (1981-1988) naamsverandering: Dienst Studieprogramma en Studentenadministratie (1988-1990) naamsverandering: Dienst Studieprogramma’s en Studentenadministratie (1990-2002) |
| Periode: | 1971-... |
| Functies: | De Studentenadministratie en Studieprogramma's formuleert volgende kerntaken: 1. Regelgeving bijhouden en ondersteuning bieden daaromtrent 2. Organisatie en beheer van het studieaanbod 3. Organisatie van de studententrajecten 4. Organisatie van de administratie buitenlandse studenten 5. Ondersteuning bieden aan de faculteit 6. Rapportering in functie van financiering 7. It-ondersteuning werking. |
| Geschiedenis: | De rector is van bij de oprichting van de Gentse Universiteit belast met de inschrijving van studenten. De wet van 25 september 1816 stipuleert dat hij door twee pedellen wordt bijgestaan. De pedellen worden ook betaald voor hun aanwezigheid op examens en promoties. Vanaf 1835 zal een ontvanger, jaarlijks verkozen door de Academieraad, worden aangeduid om o.a. de studiegelden van de ingeschreven studenten te ontvangen. Tot diep in de 20ste eeuw zal slechts één persoon, in het Rectoraat, voor de inschrijvingen van de studenten instaan. Dit waren onder meer mijnheer Six en vervolgens mijnheer De Smaele. De inschrijvingen duurden soms één maand. Mijnheer Six kwam met de trein van Ursel. Tijdens de oorlogsjaren werd deze trein regelmatig beschoten waardoor hij te laat kwam op het werk. De pedellen en de ontvanger zijn tot midden 20ste eeuw (1940) verbonden aan het ‘Rectoraat’, ondergebracht in de Volderstraat. De Gentse universiteit groeit en krijgt meer bevoegdheden waardoor de oude organisatie onder druk kwam te staan. Bij wet van 28 april 1953 wordt beslist dat de ondervoorzitter van de Raad van Beheer de Rector zal bijstaan bij de inschrijvingen van de studenten op de rol. In 1969 buigt een commissie zich over de toenmalige structuur van de universiteit en de problemen die deze structuur met zich meebrengt. Er wordt beslist dat de rector zich voortaan enkel zou bezighouden met strategische zaken en het beleid van de Universiteit zal uitstippelen. Hij wordt daarin bijgestaan door een vicerector. De operationele handelingen en de dagelijkse werking zouden naar bevoegde ambtenaren overgeheveld worden, die een rectorale dienst zouden leiden. Deze rectorale diensten worden in 1971 ingericht. Het gaat om de Dienst Studiën en Studenten en de Dienst Onderwijzend Personeel. Beide rectorale diensten zouden in 1975 samengevoegd worden tot de Dienst Academische Aangelegenheden. In 1981 staat binnen de dienst voor Academische aangelegenheden, de Afdeling studiën en studenten in voor: 1. het geven van inlichtingen over studie-inlichtingen, het afleveren van attesten (mutualiteit, kinderbijslag, militie, studies), 2. het bijhouden van het fiche-stelsel van studenten, 3. de correspondentie en de voorbereiding en uitwerking van de Academieraad, Raad van Bestuur en Vast Bureau. Daarnaast bestaat de Afdeling onderwijzend personeel en de pedellen. In 1988 werd de dienst voor Academische aangelegenheden opgesplitst in een dienst ‘Onderwijzend Personeel’ en een dienst ‘Studieprogramma en Studentenadministratie. Daarnaast bestaat de afdeling inschrijvingen en geneeskundig onderzoek voor studenten. Deze afdeling staat in voor: 1. organisatie van de inschrijving van studenten op de rol en voor de examens 2. organisatie van het geneeskundig onderzoek 3. opmaken van het tekstontwerp van de studiegids 4. betalingscontrole van de inschrijvingsgelden 5. follow-up van de studiecurricula van de studenten 6. op punt stellen van de database volgens P15 en volgens de in de RUG toegepaste systemen 7. verdere analyse en planning voor de informatisering 8. organisatie van de examenperiodes 9. opstellen van getuigschriften en diploma’s (voor de RUG en voor de examencommissie van de staat) 10. sociaal dienstbetoon i.v.m. studieproblemen, vragen van andere administraties en persoonlijke problemen. Vanaf midden jaren 1990 wordt gesproken van de Dienst Studieprogramma’s en Studentenadministratie, met het volgende takenpakket: 1. opvolgen van de studieprogramma’s, opleidingsprogramma’s en programmaboek 2. dossiers mbt opleidingsprogramma’s op voorstel van de faculteiten voorbereiden en voorleggen aan Bestuurscollege, opvolgen van de facultaire beslissingen inzake lesgeven 3. samenstelling en redactie van het ‘programmaboek (incl. offerteaanvraag) 4. organisatie van de studentenadministratie met oa. Inschrijven van generatiestudenten, herinschrijven, behandeling van de dossiers van de buitenlandse studenten, uitreiken van attesten, financiële verwerking van inschrijvingsgelden en onderhouden van de studentendatabase 5. financiering: jaarlijkse opmaak van de studentenstatistieken voor 1 februari. (De uitkeringen van de Vlaamse Gemeenschap worden jaarlijks aangepast rekening houdend met de daling of de stijging van het aantal onderwijsbelastingseenheden) 6. vaststellen van de inschrijvingsgelden 7. Tot slot is de dienst ook belast met het secretariaat van de overlegcomités (sinds 2002 verschoven naar de Directie Bestuurszaken). Eind 2000, begin 2001 wordt het STeR-project opgestart met het oog op een grondige herschikking van de centrale administratie van de Universiteit Gent. Het streefdoel is een meer performante organisatie met klemtonen op servicegerichtheid, transparantie en responsabilisering (STeR). De vroegere rectorale en centrale diensten worden per 1 oktober 2002 opgeheven en vervangen door een centrale administratie (CA) met acht directies. Elke directie wordt op zijn beurt opgedeeld in een beperkt aantal afdelingen met een duidelijk omlijnd takenpakket. Bij de STeR-hervorming van 2002 is de Directie onderwijsaangelegenheden (DOWA) opgericht, waarin vier afdelingen zijn ondergebracht, met name: de afdeling Kwaliteitszorg, de Afdeling Studie en loopbaanadvies, 3 de Afdeling Studie- en Studieprogramma’s en de Afdeling Internationale Betrekkingen. |
| Afdelingshoofd: | Ruyssinck, Piet |
| Becue, Bernard (1995-2005) | |
| Diensthoofd: | Haes, André |
| Actoren: | onderdeel van: Directie Onderwijsaangelegenheden (2002-) heeft link met: Ondervoorzitter van de Raad van Beheer (1953-1971) werkt samen met: Facultaire Studentenadministratie heeft link met: Ontvanger van de Academieraad |
| Archieven: | Examenresultaten / studieresultaten studenten Archief buitenlandse studenten aan UGent Archief Ontvanger van de Academieraad Bronnen voor het inschrijven van studenten Beleidsdossiers Academische Aangelegenheden. 1940-2000 Briefwisseling 'Academische aangelegenheden'. 1961-1996 |
| Thema's: | voert uit: Inschrijven van studenten |
| Websites en socials: | Afdeling Studentenadministratie en studieprogramma's, geraadpleegd op 30/09/2022. |
| Bronnen: | Archief Universiteit Gent, Notulen Raad van Beheer, 24/09/1969. "Arreté royal portant reglement pour l’execution de la loi organique de l’enseignement supérieur, 3 december 1835." Nothomb, Jean-Baptiste. Etat De L'instruction Supérieure En Belgique. Rapport Présenté Aux Chambres Législatives Le 6 Avril 1843, deel I. Bruxelles, Em. Devroye, 1844, p. 290-297 en 1003-1004. Impens, André, Elienne Langendries en Roger Vervaet. RUG-UZG, Koninklijke Bond van het personeel en andere ATP-verenigingen. Gent, Rijksuniversiteit Gent, 1992, p. 47. "Koninklijk Besluit houdende het algemeen reglement voor de Rijksuniversiteiten en de Rijksuniversitaire centra, 23 oktober 1967." Belgisch Staatsblad, 8 oktober 1953, p. 6378-6385. De Winter, Sofie. Het archief uit de centrale administratie van de Universiteit Gent en de overdracht ervan naar de archiefdienst. Onuitgegeven masterproef, Vrije Universiteit Brussel, 1996, p. 54-59. Afdeling Studentenadministratie en studieprogramma's, geraadpleegd op 30/09/2022. |
| Citeren: | Archief Universiteit Gent, Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's, AU0048 |