Documentbeheer Universiteit Gent

Voorgeschiedenis

Het Koninklijk Besluit van 25 september 1816 belast in artikel 193 de secretaris van de ‘academische senaat/ Academieraad’ met het organiseren van het documentbeheer en met het bewaren van de archieven en de zegel van onze Alma Mater [1]. De archieven werden opgeborgen in kisten en bleven tot in 1947 bewaard in het toenmalige rectoraat, dat gelegen was aan de Voldersstraat. Daarna verhuisden de kisten naar de kelders van de Universiteitsbibliotheek (Rozier). 

Een archiefaanvraag van Dr. Van Raalte (Den Haag) bracht in deze situatie verandering. De onderzoeker wilde de Gentse archieven raadplegen om de eredoctoraten aan de Nederlandse Universiteiten te bestuderen. De Rector stelde in de Academieraad dat het archief enkel kan ingekeken worden als het geïnventariseerd is. Een ander lid opperde dat het archief enkel onder toezicht van een commissie kan ingekeken worden. Deze commissie werd drie jaar eerder opgericht. De Academieraad vraagt aan deze commissie om spoedig werk te maken van een classificeringsplan voor de ontsluiting van de archieven. De aanstelling van een beroepsarchivaris die de wetenschappelijke inventaris opmaakt drong zich op [2].

Een eerste ordening wordt doorgevoerd onder leiding van de bibliothecarissen en met behulp van studenten. De archieven worden echter thematisch -en niet volgens het herkomstbeginsel- ontsloten. 

Het ontstaan van het ARCHIEF van de R.U.G. (1972-2002)

De archiefdienst werd in 1972 opgericht als centrale dienst en diende verantwoording af te leggen aan de administrateur. Het archief was ondertussen overgebracht naar het Seminarie voor Historische Pedagogiek aan de Baertsoenkaai. Prof. Karel De Clerck was directeur-diensthoofd, naast zijn functie als diensthoofd van de Dienst Culturele Aangelegenheden en Public Relations. Prof. Karel De Clerck had affiniteit met archieven en de geschiedenis van de UGent. Hij publiceerde oa. Rijksuniversiteit Gent 1817-1967.

In de periode 1979-1985 werd aan het Archief het Cultureel Documentatiecentrum toegevoegd en heette de entiteit Archief en Cultureel Documentatiecentrum van de R.U.G. Als directeur-diensthoofd was prof. Karel De Clerck aangesteld samen met de co-directeur prof. Ada Deprez  [3]. De entiteit opereerde vanuit het Pand. Nadat de dienst een aantal jaren was gehuisvest in het gerestaureerde Dominicanenklooster in ‘Het Pand’, werd het Archief in 1986 naar het Oud-Rectoraat van de Sint-Pietersnieuwstraat 25 overgebracht [4].

In 1989 werd het "Archief' de R.U.G een rectorale dienst met A.-M. Simon-Van Der Meersch als coördinator [1]. In  hetzelfde jaar wordt de Archiefraad opgericht onder het voorzitterschap van Rector Leon De Meyer. De raad diende de gebrekkige doorstroming van de archiefstukken uit de faculteiten, instituten, scholen en departementen te verhelpen, de werking van de archiefdienst te beoordelen en ingediende voorstellen te bespreken. Deze archiefraad functioneerde slechts enkele jaren.

Naar aanleiding van het decreet van 1991 werd beslist om het Archief terug onder te brengen bij de centrale diensten [5]. 

Archiefteam binnen de afdeling Communicatie - Directie Bestuurszaken

Begin 2001 werd het STeR-project opgestart. De Universiteit Gent beoogde een grondige herschikking van de centrale administratie. Het streefdoel was een meer performante organisatie met klemtonen op service­gerichtheid, transparantie en responsabilisering (STeR). Het Archief zou ondergebracht worden in de ondersteunende dienst Algemene zaken samen met de secretarie en de ‘kabinetten’. De rectorale en centrale diensten zouden per 1 oktober 2002 opgeheven en vervangen worden door de centrale administratie (CA). Het Universiteitsarchief landde finaal binnen de Afdeling Communicatie in de Directie Bestuurstaken. Twee kerntaken komen centraal te staan, nl. 'het documenteren van de geschiedenis van de universiteit en de archivering van de bestuursdocumenten '[6].

Directie Onderzoeksaangelegenheden – Universiteitsbibliotheek: 2010-2015
Met het oog op een gedeelde depotwerking in de gerenoveerde Boekentoren werd beslist het Universiteitsarchief over te hevelen naar de afdeling Universiteitsbibliotheek. De samenstelling van het team en de taken van het Archiefteam bleven ongewijzigd. In 2013 behaalde het Universiteitsarchief het kwaliteitslabel als culturele archiefinstelling van de Vlaamse Gemeenschap.

Entiteit Academisch Erfgoed en Archief: 2015-2024

Op 10 maart 2015 keurde het Directiecollege de oprichting van een organisatorische entiteit Academisch Erfgoed en Archief, binnen de Centrale Administratie, goed. Het Universiteitsarchief wordt naast de Plantentuin en de Museale collecties onderdeel van de Entiteit Academisch Erfgoed en Archief. Freddy Mortier werd aangesteld als intendant (BC 15/12/ 2017). De inrichting en invulling van de Entiteit Academisch Erfgoed werd besproken op het Bestuurscollege van 08/06/2018. 

Team Documentbeheer binnen het functiedomein Bestuurlijke Ondersteuning: 2024-heden 

Vanaf 01/10/2024 maakt het Universiteitsarchief deel uit van de Universiteitsdiensten Bestuur, Juridische Zaken en Compliance (UD2), functiedomein Bestuurlijke Ondersteuning. De naam Universiteitsarchief Gent wordt aangepast naar Team Documentbeheer. De taken van het team Documentbeheer en de rollen die de bestuurlijk verantwoordelijke, nl. Universiteit Gent, de UGent-medewerkers, de informatiebeheerders en het Universiteitsarchief opnemen, zijn vastgelegd in het Beleidskader voor Informatie- en archiefbeheer. Dit beleidskader werd goedgekeurd op 11/10/2019 en werd in het kader van de reorganisatie herbevestigd door de Raad van Bestuur op 28/06/2024 (ALG/UG/11 Hervorming Centrale Administratie: structuur en service-portfolio). 

Evolutie in de taken

Bij de start van het Universiteitsarchief was het de bedoeling om de bestaande archiefcollectie te inventariseren en uit te breiden met facultaire fondsen en particulier bezit [7]. Vanaf dan wordt ook wetenschappelijk personeel aangeworven om het archief op een verantwoorde manier te beheren. In 1974 start men met de inventarisatie, wat in 1978 resulteert in een eerste gedrukte inventaris [8]. Een tweede uitgave van de inventaris verschijnt in 1985 [9].

Vanaf de jaren 1980 verschoof de aandacht naar de eerder publieksgerichte activiteiten en het historisch onderzoek. Er werden maar liefst 14 tentoonstellingen opgesteld en 46 publicaties uitgegeven. 

De tentoonstelling De eerste generaties meisjesstudenten aan de RUG (Pand Gent, 1982) was een grote publiekstrekker en haalde meteen de nationale pers. In deze tentoonstelling werden de geschiedenis en de getuigenissen van de eerste vrouwelijke studenten in beeld gebracht, 100 jaar nadat de eerste vrouwelijke studente zich had ingeschreven. Een andere bijzondere tentoonstelling was 150 jaar ingenieursopleiding aan de RUG (Aula, Gent, 1986). Het was een tentoonstelling waarin zowel het verleden als het eigentijds onderzoek en onderwijs van de faculteit uitvoerig verteld en gedemonstreerd werd. Tal van eigentijdse installaties en proefopstellingen waren te bekijken. Het Universiteitsarchief verzorgde de redactie van de reeks De geschiedenis van de RUG en publiceerde o.a. 175 jaar Universiteit Gent: een verhaal in beeld (1992) en Kroniek van de strijd voor de vernederlandsing van de Gentse universiteit (1985). Studenten werden ingezet bij het schrijven van biografieën van professoren of thematische geschiedenissen zoals de UGent tijdens de oorlogsjaren, enz. 

Hoewel het Universiteitsarchief succesvol haar publieksactiviteiten vervulde, groeide in de jaren 1990 het besef dat deze aanpak ervoor zorgde dat er archieven ongewild uit de organisatie verdwenen. Bovendien leverden de snelle ICT-­ontwikkelingen en de automatisering van de werkprocessen digitale documenten op die het Universiteitsarchief niet kon beheren.

In 2006 werd het operationeel archiefbeheersplan goedgekeurd en kwam het waarderen van archieven dmv van selectielijsten, het digitaal archiveren, een archiefbeheerssysteem en een archiefportaal in de werking centraal te staan [10]. 

De taken van het team en de rollen die de bestuurlijk verantwoordelijke, nl. Universiteit Gent, de UGent-medewerkers, de informatiebeheerders en het Universiteitsarchief opnemen, zijn vastgelegd in het Beleidskader voor Informatie- en archiefbeheer (11/10/2019). De invulling van het beleidskader werd bij de reorganisatie herbevestigd door de Raad van Bestuur op 28/06/2024. 

 [1] Nationaal Archief Den Haag, KB 25/09/1816.

 [2] Archief Universiteit Gent, Notulen van de Academische Senaat / Academieraad 5/2/1955. ARUG_2B1_013

 [3] Archief Universiteit Gent, Jaarverslagen. ARUG_5I1_2.

 [4] Archief Universiteit Gent, Briefwisseling Universiteitsarchief 1978-1980. ARUG_5I2.

 [5] Archief Universiteit Gent, Notulen Vast Bureau 27/10/1989. ARUG_BC_064.

 [6] Archief Universiteit Gent, Notulen Bestuurscollege 11/06/2002. ARUG_BC_314.

 [7] Archief Universiteit Gent, Notulen van de Academische Senaat / Academieraad 14/11/1972. ARUG_2B1_017.

 [8] Simon-Van Der Meersch A.M., Inventaris van het Archief van de Rijksuniversiteit Gent, Brussel, 1978, 61p.

 [9] Simon-Van Der Meersch A.M., Inventaris Archief R.U.G. (1817-1981), Gent, 1985 (Uit het verleden van de R.U.G.).

 [10] Archief Universiteit Gent, Notulen Bestuurscollege 23/11/2006. ARUG_BC_406

Simon-Van der Meersch, A.M., Inventaris Archief RUG, 1871-1981. Gent, RUG. Archief, 1985, p. 10-12.
De Winter, Sofie. Het archief uit de centrale administratie van de Universiteit Gent en de overdracht ervan naar de archiefdienst. Onuitgegeven masterproef, Vrije Universiteit Brussel, 1996, p. 66-67.
Rotthier, Isabel. Een archievenoverzicht van de archiefcollectie van de UGent als basis voor een rationeel archiefbeheer en een geïntegreerde archiefontsluiting. Onuitgegeven masterproef, Vrije Universiteit Brussel, 2007, p. 11-15.
Rotthier, Isabel. “Het Universiteitsarchief Gent : A Question of Time.”ARCHIVES ET BIBLIOTHÈQUES DE BELGIQUE (ED. BILINGUE) = ARCHIEF EN BIBLIOTHEEKWEZEN IN BELGIË, 2018, pp. 15–32.