Universiteitsdiensten

De start (1817-1918)

De wet van 5 september 1816 specificeert dat  twee pedellen de rector bijstaan bij de inschrijving van de studenten en ook worden betaald voor hun aanwezigheid op examens en promoties. Vanaf 1835 werd een ontvanger aangeduid om o.a. de studiegelden van de ingeschreven studenten te ontvangen. Deze ontvanger werd jaarlijks door de Academieraad verkozen.

Het Rectoraat (1918-1969)
In 1918 is er voor het eerst sprake van een ‘administration’ die bestaat uit: 1. de beheerder-inspecteur, 2. de ontvanger van de academieraad, 3. de secretaris van de beheerder-inspecteur, 4. de conservator van de gebouwen, 5. twee opstellers en 6. twee pedellen.

Na de Eerste Wereldoorlog is er sprake van het ‘personnel administratif’ van het ‘rectorat’ en van de ‘administration-inspection’. Het rectoraat omvat de administratieve leden die voor de rector werken of onder het toezicht van de rector handelen. Onder het rectoraat vallen de ontvanger van de academieraad, die terzelfder tijd ook fungeert als secretaris, één opsteller en twee pedellen.

Deze personeelsformatie blijft quasi ongewijzigd tot 1953. De wet van 28 april 1953 grijpt in op de organisatie van de Gentse Universiteit waarbij o.a. de functies van beheerder-inspecteur en van ontvanger van de academieraad worden afgeschaft. Vervolgens wordt de basis gelegd voor de uitbouw van de administratieve eenheden.

Rectorale en centrale diensten (1969-2002)
In 1969 buigt een commissie zich over de toenmalige structuur van de universiteit. Er wordt beslist dat de rector zich voortaan enkel zal bezighouden met strategische zaken en het beleid van de Universiteit. De rector wordt daarin bijgestaan door een vicerector. De operationele handelingen en de dagelijkse werking worden naar bevoegde ambtenaren overgeheveld, die een rectorale dienst zullen leiden. Deze rectorale diensten worden in 1971 ingericht. De centrale diensten dienden zich te verantwoorden aan de administrateur (de voorganger van de beheerder).

Centrale Administratie met 9 directies (2002-2024)
In 2002 wordt de structuur van de centrale administratie grondig gewijzigd door de STeR-hervorming. De bestaande administratieve eenheden worden samengebracht in acht directies onder leiding van een directeur en toegewezen aan de academisch beheerder of de logistiek beheerder. De academisch beheerder zorgt voor de functionele aansturing van de directies Onderwijsaangelegenheden, Onderzoeksaangelegenheden, Bestuurszaken en Personeel en Organisatie. De logistiek beheerder zorgt voor de functionele aansturing van de directies Financiën, Informatie- en Communicatietechnologie, Gebouwen en Facilitair Beheer en Studentenvoorzieningen. De directie Communicatie wordt er in 2016 aan toegevoegd.

Deze structuur wil bereiken dat rector en vicerector zich wat de centrale administratie betreft kunnen concentreren op de hoofdlijnen van de taken en het beleid. De beheerders staan in voor de aansturing, coördinatie, opvolging en coaching van de directies. Bovendien wordt de structuur van de centrale administratie transparanter door de bundeling van taakgebieden met nauwe raakvlakken. Verantwoordelijkheden zijn duidelijker en de centrale administratie is makkelijker aan te sturen.
 

Universiteitsdiensten (2024- heden)

Op 1 oktober 2024 gaat een nieuwe structuur van de hervormde centrale administratie van de UGent officieel in voege. Dit gaat gepaard met een naamswijziging naar de Universiteitsdiensten. Er zijn voortaan drie Universiteitsdiensten: ‘Onderwijs en Onderzoek’, ‘Mens en Organisatie’, en ‘Campus en Gebouw, ICT, Studentenvoorzieningen’. Diensten die in elkaars verlengde liggen, zijn dichter bij elkaar gebracht. Op die manier worden functiedomeinen geclusterd in een Universiteitsdienst.

Elienne Langendries, Archivaris UGent, 2017 - Isabel Rotthier 2024

Universiteitsdiensten